办公室

历史

西方古代的办公室通常是宫殿或大型庙宇中的一部份。通常是一间存放有大量卷轴的房间，并有抄写员在其中进行工作。对一些考古学家和大众媒体而言，这些房间有时也被称为“图书馆”（Libraries），因为这个场所通常与记载有文学作品的卷轴有关。事实上，除了诗歌或虚构的文学作品之外，自从各种记录、合约、命令、公告等内容都被记载于卷轴上起，这些存放卷轴的房间就有了现代“办公室”的定义。

设计

办公室设计有三个层次的目标：

第一层次是经济实用。一方面要满足实用要求、给办公人员的工作带来方便，另一方面要尽量低费用、追求最佳的功能费用比；

第二层次是美观大方。其能够充分满足人的生理和心理需要，创造出一个赏心悦目的良好工作环境；

第三层次是独具品味。办公室是企业文化的物质载体，要努力体现企业物质文化和精神文化，反映企业的特色和形象，对置身其中的工作人员产生积极的、和谐的影响。

这三个层次的目标虽然由低到高、由易到难，但它们不是孤立的、而是有着紧密的内在联系，出色的办公室设计应该努力同时实现这三个目标。

办公室的设计要求

根据目标组合，无论是哪类人员的办公室，在办公室的设计上都应符合下述基本要求：

（1）符合企业实际，有些企业不顾自身的生产经营和人财物力状况，一味追求办公室的高档豪华气派，这种做法是存在一定问题的。

（2）符合行业特点，例如，五星级饭店和校办科技企业由于分属不同的行业，因而办公室在装修、家具、用品、装饰品、声光效果等方面都应有显著的不同，如果校办企业的办公室布置的和宾馆一样，无疑是很滑稽的。

（3）符合使用要求，例如，总经理（厂长）办公室在楼层安排、使用面积、室内装修、配套设备等方面都与一般职员的办公室不同，主要并非总经理、厂长与一般职员身份不同，而是取决于他们的办公室具有不同的使用要求。

（4）符合工作性质，例如，技术部门的办公室需要配备微机、绘图仪器、书架（柜）等技术工作必需的设备，而公共关系部门则显然更需要电话、传真机、沙发、茶几等与对外联系和接待工作相应的设备和家具。

（5）办公室装修最好以简约、时尚、经典为主流这样才能唤起美感的享受，同时树立了良好的企业品牌形象。

纪律

日常办公室的保密纪律具有以下几点：

⑴不该说的话，绝对不说。

⑵不该问的机密，绝对不问，不打听。

⑶不该看的机密文件，绝对不看。

⑷不该记录的机密，绝对不记录。

⑸不在非保密本上记录机密。

⑹不在私人通信中涉及机密。

⑺不在公用电话、明码电报和普通邮信中办理机要事项。

⑻不在公共场所谈论机密。

⑼不在不利于保密的地方存放机密文件和机密资料。

⑽不携带机密材料游览、参观、探亲访友和出入公众场所。

（11）不在背后议论他人。

（12）不使用非涉密电脑处理涉密文件。

（13）涉密电脑不接入移动存储设备。

办公室里不能说的事情：

作为一个职业人，个人的一切资料，比如年龄、学历、经历、爱情婚姻状况等要分“公开”与“隐私”两大类。隐私本身也是一个相对而言的概念，同一件事情在一个环境中是无伤大雅的小事，换一个环境则有可能非常敏感，保护自己立于安全地带。以上列举的，可都属于你的隐私范畴！

1.不要在公司范围内谈论私生活，无论是办公室、洗手间还是走廊；

2.不要在同事面前表现出和上司超越一般上下级的关系，尤其不要炫耀和上司及其家人的私交；

3.即使是私下里，也不要随便对同事谈论自己的过去和隐秘思想。除非你已经离开了这家公司，你才可以和从前的同事做交心的朋友；

4.如果同事已经成了好朋友，不要常在大家面前和他（她）亲密接触。尤其是涉及到工作问题要公正，有独立的见解，不拉帮结派；

5.对付特别喜欢打听别人隐私的同事要“有礼有节”，不想说的可以礼貌坚决地说不，对有伤名誉的传言一定要表现坚决的反对态度，同时注意言语还要有风度。如果回答得巧妙，就不但不会伤害同事间的和气，又保护了自己不想谈论的事情。保护隐私一来是为了让自己不受伤害，二来是为了更好地工作。当然也没必要草木皆兵，但凡工作之外的问题全部三缄其口，这样便很容易让人以为你这个人不近情理。有时候，拿自己的私人小节自嘲一把，或者和大家一起对别人开自己的无伤大雅的玩笑，呵呵一乐，会让人觉得你有气度、够亲切。

减压

工作压力可以说是现代都市人最大的心理压力之一，对于现代都市人来说，上班就像是打仗，从上班到下班，永远都有忙不完的工作。建议大家，在中午休息的一二个小时中，如果能适当的午睡一下，那么对缓解工作压力是有很大帮助的。同时，也可以用下面的方式来进行减压。

1.吃点零食

可能很多都市白领都有一边工作，一边吃零食的习惯，这在紧张的工作状态中，对缓解压力是很有效果的。适当的泡杯咖啡，泡杯绿茶，不但在生理上能缓解疲劳，在心理上也可以进行放松。

2.挤压小球

很多职场人都会有一些不良情绪，但是又无法进行宣泄，所以可以买一些舒缓压力的小软球，当心理压力大时，可以拿出来挤一挤，压一压，对你的缓解压力会有不错的效果，毕竟你在上班时，拍打桌子，摔文件会给上司留下不好的印象。

3.写下烦恼

人们在工作中，总会有很多烦恼，这些烦恼建议你将它们写出来，从而达到缓解烦恼与压力的目的。不要小看了这个方法，一支笔、一张纸，它们可以神奇的将你心中的烦恼、压力与心理体验都释放出来。

4.听音乐

如压力过大，可以在休息时听听轻音乐，缓解压力和化解焦燥的心情。

5.做运动

工作中长时间不动，可以站起来走动走动，做一些拉伸、舒展的动作，可以有效的预防颈椎病等职业病。

常见问题

卫生隐患

在办公桌前坐太长时间可能会让人增加患上深静脉血栓的风险，深静脉血栓是经常久坐飞机的乘客最常见的疾病，但新西兰研究人员发现，前去就诊的血液凝结患者中，有三成是长时间坐在办公桌前。但是，对于久坐桌前的上班族而言，办公室的隐藏杀手远不止深静脉血栓。

空调病

空调似乎是酷热天气的福音，但是，英国的夫大学感冒中心的主任伦·埃克斯教授说，办公室的空调可能有助于传染夏天的感冒病菌。埃克斯说：“鼻子内膜被一层薄薄的黏液覆盖，帮助我们预防细菌传染。因为，空调吸干了空气中的水分，可能会导致鼻子中起保护作用的黏液变干。因此，我们更易传染感冒。”

心理学家兼压力专家大卫·刘易斯博士的调查显示，八个办公室中就有一个像撒哈拉沙漠一样干燥。其结果是，数千名员工出现了慢性脱水，而慢性脱水会导致疲乏和头疼，工作效率降低，更严重的甚至昏厥。利兹都市大学健康和运动科学的讲师路易斯·萨顿说：“经常饮水有助于预防头脑发胀或者疲乏，站起来去接水也是你离开办公桌所做的适当而必要的休息。”

背部疼痛

英国慈善组织“关注后背”声称，坐一把设计有缺陷的椅子能导致你的下背疼痛，因为，你背部的肌肉所承受的压力过多。他们建议，最好选择背靠可调整的，椅子腿呈星状的办公椅，这样的椅子可均匀分配压力。而且，你仍需适当调整你的椅子的位置——脚踩到地面上，肘部与办公桌上部呈适宜的角度。应该坐在椅子座位后边的适当位置，而不是屁股仅沾着椅子前沿。你的背部和肩膀要挺直，挨着椅子靠背。

新一代“电脑眼”

“关爱眼睛”慈善协会称，英国人一生中平均13万小时是在电脑屏幕前度过。其结果是，出现了新一代“电脑眼”工人，他们会感到头疼、眼睛疲劳和视力下降。“关爱眼睛”慈善协会还推荐，要确保显示器到你眼睛的距离为13到33英寸。电脑屏幕中心距离你目光水平方向4到6英寸。字体应为12号或者更大，电脑屏幕应保持干净。

键盘传染

在桌子前吃三明治，化妆或者喝咖啡是上班族常做的事情。但是，亚利桑那大学的研究显示，正是这些食物残渣和其他东西，让你的键盘比卫生间的马桶坐圈都要脏。

微生物学家查尔斯·格巴博士发现，每平方英寸的键盘藏有3295种细菌，相比之下，卫生间的马桶坐圈的每平方英寸才有49种细菌。格巴博士说：“如果有人传染上了感冒或者流感病菌，他们当天接触的物体表面会变成细菌传染点，因为有些细菌能存活72个小时。键盘可能就成了一个病菌培养器，它能将病菌传染给任何接触过它的人。”

电话加剧心情恶化

每天使用两小时的电话足以让你的心情加剧恶化。英国萨里大学的一项研究显示，紧贴住耳朵的电话听筒会导致腰椎间盘出状况，在过去，这种疾病只有中年后才会患上。研究组建议，尽量使用戴在头上的电话听筒，它能减少大约40%的压力。

2006年的一项研究显示，手机和手持电话都携带细菌。曼彻斯特城市大学的微生物学家声称，平均每英寸手持电话有细菌数万，因为手机的热度和经常使用使得它成为了一个绝好的细菌滋生地。

设备污染

复印机和传真机感光过度发出的气味，如甲醇和异丁烯酸盐会导致一系列问题，从头疼到皮疹，英国慈善机构“英国过敏”的发言人林德塞·迈克曼纽斯表示，有的人还会出现呼吸困难。她说：“油墨块和墨粉的挥发能降低大气中臭氧量，它与交通污染导致的危害相同。不光是破机器或者是旧机器会产生这样的危害，新的复印机和传真机同样有害”。她建议，要保持窗户通风，如果该设备的位置与你的座位相近，你的办公桌最好搬离该设备。

保护者

为了有效清除办公室内多种污染物，应同时摆放不同种类的花木，每十平方米的面积至少摆放治污花木1至2种。适宜在办公室内种植的观赏植物有：

吊兰、非洲菊、无花观赏桦：主要吸收甲醛，也能分解复印机、打印机排放出的苯，并能咽下尼古丁。

耳蕨、长春藤、铁树、菊花：能分解3种有害物质，即存在于地毯、绝缘材料、胶合板中的甲醛，隐匿于壁纸、印刷油墨溶剂中对肾脏有害的二甲苯，藏身于染色剂和洗涤剂中的甲苯。

红颧花：能吸收二甲苯、甲苯和存在于化纤、溶剂及油漆中的氨。

龙血树（巴西铁类）、雏菊、万年青：可清除来源于复印机、激光打印机和存在于洗涤剂和粘合剂中的三氯乙烯。

家养吊兰、芦荟阻击甲醛

一盆小小的吊兰，就能对付新装修房中的头号“杀手”———甲醛。如果在室内放上一两盆吊兰，甲醛等有毒有害气体就能大大减少。

吊兰在众多吸收有毒物质的植物中，功效位居第一。一般而言，一盆吊兰能够吸收一立方米空气中96%的一氧化碳和86%的甲醛，还能分解由复印机等排放的苯，这是其他植物所不能替代的。特别是吊兰在微弱的光线下，也能进行光合作用，吸收有毒气体，尤其是吊兰喜阴，更适合室内放置。相比之下，芦荟喜阳，更适合放置在明亮的地方，才能发挥其最大功效。据测试，一盆芦荟大约能吸收一立方米空气中90%的甲醛。”

据了解，能够吸收甲醛的植物还有兰花、一叶兰、虎尾兰、大花蕙兰和龟背竹等。

还有一些，一并说来，可供参考

最经济实惠又美化家居的方法当然是在家里摆上合适的花草.可以吸收甲醛的植物有仙人掌、吊兰、扶郎花（又名非洲菊）、芦苇、常春藤、铁树、菊花等；而消除二甲苯的花草则有常春藤、铁树、菊花等；

龟背竹：又名龟背蕉、蓬来蕉、电线莲、透龙掌，常绿藤本植物。花谚说，“龟背竹本领强，二氧化碳一扫光”，它夜间有很强的吸收二氧化碳的特点，比其它花卉高6倍以上。

美人蕉：又名红花蕉、苞米花、凤尾花、宽心姜。花谚说，“美人蕉抗性强，二氧化硫它能降”，它对二氧化硫有很强的吸收性能。

石榴：又名安石榴、海石榴、丹若。花谚说，“花石榴红似火，既观花又观果，空气含铅别想躲”，室内摆一两盆石榴，能降低空气中的含铅量。

石竹：又名洛阳花、草石竹，多年生草本植物，石竹种类很多，夏秋开花。花谚说，“草石竹铁肚量，能把毒气打扫光”，它有吸收二氧化硫和氯化物的本领，凡有类似气体的地方，均可以种植石竹。

海桐：海桐又名宝珠香、七里香，为常绿灌木，夏季开花，叶片嫩绿光亮，四季常青不凋。花谚说，“七里香降烟雾，又是隔音好植物”，它能吸收光化学烟雾，还能防尘隔音。

月季、蔷薇：花谚说，“月季蔷薇肚量大，吞进毒气能消化”，这两种花卉较多地吸收硫化氢、氟化氢、苯酚、乙醚等有害气体，减少这些气体的污染。

雏菊、万年青：雏菊又名延命菊、春菊、小雅菊、玻璃菊、马兰头花。花谚说，“雏菊万年青，除污染打先锋”，这两种植物可有效地除去三氟乙烯的污染。

菊花、铁树、生长藤：花谚说，“菊花铁树生长藤，能把苯气吸干净”，这三种花卉，都有吸苯的本领，可以减少苯的污染。

吊兰、芦荟：花谚说，“吊兰芦荟是强手，甲醛吓得躲着走”，这两种花卉可消除甲醛的污染，使空气净化。

仙人掌：大部分植物都是在白天吸收二氧化碳释放氧气，在夜间则相反。仙人掌、虎皮兰、景天、芦荟和吊兰等都是一直吸收二氧化碳释放氧气的。这些植物都非常容易成活。

兰屿肉桂:市面上比较流行的平安树和樟树等大型植物，它们自身能释放出一种清新的气体，让人精神愉悦。平安树也叫“肉桂”。在购买这种植物时一定要注意盆土，根和土结合紧凑的是盆栽的，反之则是地栽的。购买时要选择盆栽的，因为盆栽的植物已经本地化，容易成活。

办公室保护眼睛的方法

1.光线充足光线要充足舒适，（光线太弱，字体看不清楚，就会越看越近视）。
2.反光要避免书桌应有边灯装置，其目的在减少反光，以降低对眼睛的伤害。
3.阅读时间勿太长无论做功课或看电视，时间不可太长，每一小时左右休息片刻为佳。
4.坐姿要端正不可弯腰驼背，靠得很近或趴着做功课，这样易造成睫状肌紧张过度而引起疲劳，进而造成成近视。
5.看书距离应适中书本与眼睛之间的标准距离以30公分为准，且桌椅的高度也应与身体相适应，不可勉强将就。
6.看电视距离勿太近看电视时应保持与电视画面对角线六至八倍的距离，每一小时应休息片刻为宜。
7.睡眠不可少，作息有规律睡眠不足身体易疲劳，易造成假性近视。
8.多做户外运动经常眺望远处放松眼肌，防止近视，与大自然多接触，青山绿野有益于眼睛的健康。
9.营养摄取应均衡不可偏食，应特别注意维生素B类（胚芽菜、麦片、酵母）之摄取。

岗位职责

后勤岗位

一.负责总经理和后勤分管领导办公室及会议室的日常卫生清洁和茶水备用工作。

二.负责对公司内部的信件、报刊、杂志、上级来文来电的接收，信息反馈落实工作。

三.负责公司内部办公用品的按规定标准发放和由领导签字批准的各种文件、资料的印发、装订工作。

四.负责领导按排的各项业务料理、组织协调、会议布置及来人来客的接待工作。

五.负责车辆管理，招待费用管理及票据的开、发考核工作和月底汇总统计工作。

六.积极做好各种文件、制度的存档，装订成册，机密文件的档案保存管理工作。

七.按分工负责制，努力做好本职工作。对领导按排落实不力，计划完成不力，应急筹备不力等负主要个人业务责任，承担追究。

注明：由于后勤职位归属于办公室工作，故而适合残疾人的职位较多，特别是肢体残疾人，招聘残疾人必须有周详的规划，若能根据其特殊情况予以协调可达很好效果，这是由于办公室工作很少外出，又便于灵活调动，若以残疾人受限之处进行刁难则会使残疾人无所归一！

主任岗位

一.服从分管领导做好各项管理制度和计划管理工作的落实。

二.负责公司组织召开的各种有关会议场所的布置和准备就绪工作。

三.负责外来电话、传真、信件的接收，及来人、来访、来客和各检查机关部门的接待、招待工作。

四.负责公司内部电话，办公用品设施、车辆、招待费的管理。

五.负责购置各种办公用品的购置、节日福利和救援物质的及时发放工作。

六.负责职工宿舍管理，土木兴建工程的施工，维修、改扩建等管理工作。

七.负责组织卫生检查（包括整改的落实）及外事协调管理工作。

八.负责公司公章的保管和使用。

九.对所履行的职责因管理不力、落实不力、制度执行不力，造成的经济损失、办公室设备物品损坏、违章违纪造成的影响生产、安全、设备事故负主要责任，承担追究。

十.副主任协助主任搞好办公室管理和外事协调管理，及时完成主任布置安排的各项管理工作。

沟通法则

不批评、不责备、不抱怨、不攻击、不说教

批评、责备、抱怨、攻击这些都是沟通的刽子手，只会使事情恶化。

绝不口出恶言

恶言伤人，就是所谓的“祸从口出”。

讲出来

尤其是坦白的讲出来你内心的感受。

互相尊重

只有给予对方尊重才有沟通，若对方不尊重你时，你也要适当的请求对方的尊重，否则很难沟通。

情绪中不要沟通，尤其是不能够做决定

情绪中的沟通常常无好话，既理不清，也讲不明，尤其在情绪中，很容易冲动而失去理性，如：吵的不可开交的夫妻、反目成仇的父母子女、对峙已久的上司下属...尤其是不能够在情绪中做出情绪性、冲动性的“决定”，这很容易让事情不可挽回，令人后悔！

理性的沟通，不理性不要沟通

不理性只有争执的份，不会有结果，更不可能有好结果，所以，这种沟通无济于事。

等待转机

如果没有转机，就要等待，急只会治丝益棼，当然，不要空等待成果就会从天下掉下来，还是要你自己去努力，但是努力并不一定会有结果，或舍本逐末，但若不努力时，你将什么都没有。

耐心

等待唯一不可少的是耐心，有志者事竟成。

智能

智能使人不执着，而且福至心灵。

承认我错了

承认我错了是沟通的消毒剂，可解冻、改善与转化沟通的问题，就一句：我错了！勾销了多少人的新仇旧恨，化解掉多少年打不开的死结，让人豁然开朗，放下武器，重新面对自己，开始重新思考人生，甚至于我是谁?在这浩瀚的宇宙洪流里，人最在意的就是〝我〞，如果有人不尊重我、打压我、欺负我或侮辱我时，即使是亲如父子，都可能反目成仇，偏激一点的，离家出走还算什么，死给你看的例子都屡见不鲜哩！

说对不起!

说对不起，不代表我真的做了什么天大的错误或伤天害理的事，而是一种软化剂，使事情终有“转圜”的余地，甚至于还可以创造“天堂”。其实有时候你也真的是大错特错，死不认错就是一件大错特错的事。

合理布局

l）单间办公室室内设计。在走道的一面或者两面布置房间，沿房间的周边设置服务设施。这些房间以自然采光为主，辅以人工照明。这种办公室优点是：室内环境安静、干扰小，同室人员易于建立较为密切的人际关系。

2）成组式办公室室内设计。适用于容纳20人以下工作人员的中等办公室。除服务用房为公共使用之外，成组式办公室具有相对独立的办公功能。通常办公室内部空间分隔为接待会客室、办公（高级管理人员的办公）会议室等空间。由于成组式办公室既充分利用了大楼的各项公共服务设施，又具有相对独立、分隔开的办公功能，因此，成组式办公室是企业、单位出租办公用房的上佳选择．高层出租楼的内部空间设计与布局，有很大比例都采用成组式办公形式。

3）开放式办公室室内设计布局。这是一种布置大进深空间的方法，也称大空间办公室或开敞式办公室。开放式布局有利于办公人员、办公组团之间的联系，提高了办公设施、设备的利用率，减少了公共交通面积和结构面积，从而提高了办公建筑的使用积率。但是大空间办公室需处理好空调的隔声、吸声，对办公家具、隔断等设施设备进行优化设计，以克服开放式布局容易出现的室内嘀杂、混乱、相互干扰较大的缺点。

4）公寓式办公室室内设计。公寓式办公室的特点是：该类办公用房同时具有类似住宅、公寓的盥洗、就寝、用餐等使用功能比较多。